Het jaargesprek: dialoog vanuit gemeenschappelijke verantwoordelijkheid
In 2023 start de inspectie met het Jaargesprek besturen, raden van toezicht en inspectie in het mbo. We voeren vanaf dan jaarlijks een gesprek in de dialoogvorm met raden van toezicht en besturen van elke bekostigde mbo-instelling over stelselthema’s.
Doel van het jaargesprek
Het jaargesprek is een goede manier om een professionele relatie te ontwikkelen resp. te bestendigen, een relatie waarin vertrouwen is opgebouwd vanuit de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het onderwijs in het mbo. Het gesprek geeft de mogelijkheid om elkaars perspectief te leren kennen en te delen en het sterkt het begrip over en weer.
Dat kwam naar voren uit twee achtereenvolgende pilots, waarin we in de afgelopen twee jaar met elf mbo’s dit jaargesprek hebben ontwikkeld. Dat deden we in samenspraak met de MBO Raad, VTOI-NVTK en het Platform Raden van toezicht.
Door de focus op stelselthema’s geeft het jaargesprek daarnaast aan de inspectie het zicht en inzicht op stelselniveau. Dat zicht hebben we nodig vanuit onze taak om toezicht te houden op het stelsel en knelpunten te analyseren en agenderen op regionaal en landelijk niveau. De toegevoegde waarde zit dus uitdrukkelijk ook in het verkennen van vraagstukken die de reikwijdte van individuele scholen overstijgt.
Inhoud van het jaargesprek
Dit jaargesprek vervangt niet het bestuursgesprek dat risicogericht is. Het bestuursgesprek dient immers een ander doel.
In het jaargesprek kijken we met bestuurders en leden van de raad van toezicht naar trends en ontwikkelingen die impact hebben op de maatschappelijke opdracht van het onderwijs. Hoe spelen instellingen daarop in, voor welke uitdagingen staan ze en in het bijzonder: welke dilemma’s ervaren ze? In de pilot spraken we met bestuurders en raden van toezicht bijvoorbeeld over afstandsonderwijs en de socialisatiefunctie van het onderwijs tegen de achtergrond van de coronapandemie.
De thema’s kiezen we samen met de instelling in het agendagesprek. Dat vindt ongeveer een maand voorafgaand aan het jaargesprek plaats. Uit dat gesprek komt een agenda met twee of maximaal drie onderwerpen. Dat zijn altijd complexe onderwerpen die verschillende invalshoeken kennen én waarover uitwisseling van perspectieven waardevol is. De inspectie brengt altijd één relevant onderwerp in dat met alle instellingen in datzelfde jaar besproken wordt, om hier op het niveau van het stelsel uitspraken over te kunnen doen.
Veelgestelde vragen
De gesprekken voeren we jaarlijks met het bestuur en de raad van toezicht van elke bekostigde instelling, met uitzondering van instellingen die onder verscherpt toezicht staan of die in dat jaar een vierjaarlijks onderzoek hebben. Met die instellingen voeren we het jaargesprek alleen als zij daar zelf expliciet om vragen; het initiatief daartoe ligt volledig bij hen. Het kan voor een bestuur en raad van toezicht van meerwaarde zijn om bij dit gesprek ook een collega-instelling uit te nodigen. Gezien het doel van het gesprek willen we met maximaal twee instellingen tegelijkertijd in gesprek.
Het jaargesprek wordt ingevoerd vanaf 1 januari 2023. De eerste instellingen worden momenteel benaderd om een afspraak te maken voor allereerst het (digitale) agendagesprek gevolgd door het jaargesprek.
Voorafgaand aan het agendagesprek hebben de inspectie en het bestuur en de raad van toezicht thema’s geselecteerd die ze in het jaargesprek zouden willen bespreken. Het agendagesprek wordt gevoerd door de contactinspecteur van de inspectie, een vertegenwoordiger van het bestuur en een vertegenwoordiger van de raad van toezicht. Desgewenst kan de raad van toezicht zich laten vertegenwoordigen door het bestuur in het agendagesprek.
In het agendagesprek wordt doorgevraagd op waarom een thema wordt aangedragen en met welk doel. Dit om ervoor te zorgen dat de verwachtingen helder zijn en om ervoor te zorgen dat alle deelnemers het jaargesprek goed kunnen voorbereiden. Uit de pilot hebben we geleerd dat we de agenda voor het jaargesprek moeten beperken tot twee maximaal drie onderwerpen zodat er voldoende ruimte is voor uitwisseling van ieders perspectief.
In het agendagesprek wordt ook besproken (eventueel per onderwerp) wie van de gesprekspartners het proces bewaakt. Dat kan gezien de gedeelde verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het gesprek een bestuurder zijn, een inspecteur of een lid van de raad van toezicht. Vanuit het agendagesprek wordt een agenda gemaakt voor het jaargesprek die ofwel door de inspectie ofwel door het bestuur gedeeld wordt.
Een dialoog vergt een zekere balans in de samenstelling van gesprekspartners. We hebben in de pilot gemerkt dat het goed werkt wanneer bij een instelling met een tweehoofdig bestuur, deze twee bestuurders, met twee of drie leden van de raad van toezicht en twee inspecteurs de dialoog voeren en dus hun perspectieven op thema’s uitwisselen. De raad van toezicht kan zich dus in het jaargesprek prima laten vertegenwoordigen door twee of drie van haar leden.
We hebben in de pilot onder meer gesproken over covid. De twee pilots vonden immers plaats juist tijdens de covidpandemie. We hebben in die context met name ook gesproken over studentenwelzijn. Wat betekent het voor het onderwijs wanneer zoveel studenten met mentale problemen kampen? Ook spraken we over uitval en de afhankelijkheid van de kwaliteit die de partners in het zorgnetwerk, zoals Jeugdzorg, kunnen leveren. We spraken over fusies: wat betekent een fusiegolf voor het stelsel? En we spraken in meerdere gesprekken over leven lang ontwikkelen en de inzet van publiek private middelen en de effecten van de beleidsregel daaromtrent.
Degene die het onderwerp heeft ingebracht, schetst kort de reden daarvan en het doel van de verwachte opbrengst van het gesprek. Overigens is het niet de bedoeling om een presentatie te geven - zoals wel gebeurt in gesprekken die we in het kader van het instellingstoezicht voeren. In het jaargesprek gaat het om de dialoog over het thema op stelselniveau. De focus ligt op de uitwisseling van de perspectieven rondom het dilemma of complexiteit die naar voren wordt gebracht.
Per thema trekken we vervolgens circa een uur uit om alle perspectieven te verkennen. Elk thema wordt afgerond met een samenvatting van de opbrengst van het gesprek.
Als gezegd agendeert de inspectie voor het jaargesprek een thema dat bij elke instelling besproken zal worden. De rode draden die wij samen uit de gesprekken halen over het stelsel, worden teruggekoppeld aan alle deelnemende instellingen en gedeeld met de rest van het veld in Staat van het Onderwijs.
De inspectie komt tijdens of na het gesprek niet tot een oordeel. Het gesprek heeft niet tot doel om tot een oordeel te komen en is ook niet ingericht om tot een oordeel te kunnen komen. Het is uitdrukkelijk een dialoog die gericht is op uitwisseling, zodat we elkaars beweegredenen, standpunten en handelen beter leren begrijpen over complexe stelselthema’s.
Meer vragen?
Hebt u andere vragen over het jaargesprek of over een van onze onderzoeksthema’s? Dan kunt u altijd contact opnemen met de contactinspecteur van uw instelling.
