Wanneer is overhead te groot?
Weblogs
Over de omvang van de overhead in het onderwijs raken we niet uitgepraat. Soms gaat men ervan uit dat vrijwel elke vorm van overhead bij voorbaat verwerpelijk is, omdat het handen uit de klas trekt, en dus niet doelmatig is. Aan de andere kant laten onderzoeken vaak zien dat de overhead van het onderwijs in het algemeen dun is, zelfs soms te dun om nog van een verantwoorde aansturing en ondersteuning te kunnen spreken. Zou benchmarking op basis van een uniforme definitie daar een beter zicht op kunnen werpen?
Zo’n definitie is echter een probleem. Vaak wordt overhead gedefinieerd als alle functies die gericht zijn op ondersteuning van het primaire proces. In het onderwijs staan ze dus niet rechtstreeks ten dienste van de leerling. Deze definitie gaat daarmee uit van functies. Dat begrip functie kan op twee manieren worden geïnterpreteerd. Enerzijds als een functie in de zin van een aantal activiteiten met een bepaald doel, en anderzijds als een afdeling of functionaris met zo’n doel als hoofdtaak.
De definitie van overhead richt zich in het algemeen op de tweede betekenis van ‘functie’. Er is bijvoorbeeld een afdeling leerlingenadministratie. Of er is een personeelsfunctionaris met een bepaalde taakomvang. Op die manier is de overhead redelijk gemakkelijk telbaar en te vergelijken met de omvang van het onderwijspersoneel. De vergelijking laat echter niet zien hoe het gaat met de verdeling van de feitelijke taken.
Een school moet bijvoorbeeld leerlingen of studenten in de praktijk begeleiden. Daar zijn twee visies op mogelijk. De ene is dat het voor de verbinding met de praktijk goed is als docenten de bedrijven bezoeken voor de begeleiding. Dat kan onderwijskundige winst opleveren, maar is ook erg duur. Docenten zijn een stuk duurder dan mensen die enkel bedrijfsbezoeken hoeven doen. Het proces is veel moeilijker te organiseren en borging van kwaliteit is ook lastig. Maar het valt wel onder het primair proces, want het zijn docenten die het doen en zij vervullen verder primaire functies.
Je kunt ook een bureau voor beroepspraktijkvorming inrichten om de begeleiding te verzorgen. Dat is waarschijnlijk een stuk goedkoper en misschien ook effectiever, maar het valt dan wel onder overhead. De stagebegeleider valt dan onder het onderwijsondersteunend personeel (OOP).
Of neem een basisschool waar leraren allerlei klusjes uitvoeren die niet tot hun takenpakket horen. Ze zorgen zelf dat het informatiesysteem in de lucht blijft of voeren onderhouds- en beheerstaken uit. Zolang leraren het doen, is het allemaal primair proces. Je kunt die activiteiten ook door ondersteuners of conciërges laten doen in het kader van de werkdrukverlichting van het onderwijspersoneel. Dan schep je wel aparte functies die bij de overhead horen. Terwijl dat kostentechnisch doelmatiger is en waarschijnlijk bijdraagt aan meer werkplezier en minder kosten voor ziekteverzuim.
De voorbeelden maken duidelijk dat een “normering” van overhead in het onderwijs, zonder te kijken naar hoe allerlei taken feitelijk zijn verdeeld, tot grote vertekening in de resultaten kan leiden. Als een discussie daarover vervolgens leidt tot ondoelmatige keuzes in de bedrijfsvoering, enkel om aan getalsmatige doelstellingen te voldoen, dient dat het onderwijs niet.
Jos Verkroost is strategisch inspecteur. In die rol is hij nauw betrokken bij de vernieuwing van het toezicht van de inspectie. Een onderdeel daarvan is de nauwere relatie tussen het kwaliteitstoezicht en het financiële toezicht.